新型コロナウイルスの影響で、多くのイベントがオンラインに移行しました。その中でもとくに注目されているのがオンラインワークショップです。今回は、オンラインでワークショップを開催するメリットや開催方法、成功の秘訣について詳しく解説します。オンラインの特性を活かした、効率的な運営方法を紹介していますので、オンラインワークショップに興味のある方や実際に開催を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

なぜオンラインでワークショップを開くのか

ワークショップは、参加者が主体的に参加し、体験を通じて課題を解決する講座です。日本語では「体験型講座」や「グループ学習」と訳されます。講師が一方的に話すセミナーとは異なり、参加者が主体となって行動し課題を解決するのです。ここでは、オンラインでワークショップをおこなう理由やメリットを探ります。

感染症の心配がない

新型コロナによるパンデミックが世界を襲ってからというもの、オンラインで催事をおこなう最大のメリットは「感染症の心配がない」ことです。主催者にとって参加者の安全・安心を保証することは最も大切な責務と言えるでしょう。

わざわざ出かけなくてもいい

オンラインワークショップは、どこに住んでいても開催場所に関係なく参加でき、移動の負担もありません。また、人数制限もないため、人気のあるワークショップなので参加できないというケースもなくなります。

費用が安く済む

オンライン開催なら、通信機器や通信環境の整備だけで事足りるので、会場予約やスタッフ確保などの手間やコストを大幅に削減できます。

データ保存やアーカイブによる再利用ができる

オンラインワークショップはWeb会議システムを使用し、録画やデータ保存が可能です。保存した内容は共有フォルダにアップロードし、参加できなかった人向けにアーカイブとして公開できますし、企業の資産にもなります。

オンラインワークショップを企画してみよう

それでは、つぎにオンラインワークショップを実際に企画してみましょう。具体的な手順を説明します。

開催目的やターゲットを絞り込む

ワークショップを開催する際は、まず開催目的とターゲットを明確にすることが重要です。これにより、効果的な募集や円滑な開催が可能となり、具体的な企画内容や配信ツールの決定もスムーズに進みます。

オンラインワークショップの内容を決める

つぎに、ワークショップの内容を具体的に決めましょう。これによりワークショップに最適な配信ツールを選ぶことが可能となります。また、タイムスケジュールも設定しておくとよいでしょう。メリハリのある進行が可能となり、質の高いワークショップを実現できます。

配信ツールを選ぶ

続いて配信方法を決めます。その際には配信ツールの選択が重要です。今では録画機能や画面共有機能に違いのある数多くのツールが登場しています。比較検討し、プログラムに合った配信ツールを選びましょう。

集客方法を検討する

社内向けのワークショップの場合、社内メールを利用するのが一般的です。一方、社外向けのワークショップでは、SNSや情報サイトやホームページを活用することが多くなっています。早めに告知をおこない、情報を広めることで集客効果が高まります。できるだけ余裕を持って計画を進めることが大事です。

役割分担とリハーサルの実施

ワークショップの成功には、スタッフやメンバーの役割分担が重要です。とくにファシリテーターとメンターは進行に大きな影響を与えます。ファシリテーターはセッションの進行やタイムキーピングをおこない、メンターは円滑なコミュニケーションを促します。また、機材トラブルに備え、サポートスタッフを配置することも大切です。

さらに、リハーサルを繰り返しおこなうことで、アクシデントへの対応力を高められます。不備があれば、本番前にフィードバックすることでワークショップの質を向上させることもできるでしょう。

オンラインワークショップの成功の秘訣

最後に、オンラインワークショップを成功に導く秘訣について説明します。どれも大切なポイントですので、しっかりと理解しておきましょう。

事前準備に力を入れる

ワークショップの成功には入念な事前準備が不可欠です。進行の滞りや配信トラブルを避けるため、複数回のリハーサルをおこないましょう。また、オンライン環境の整備や配信方法の確認など事前におこなうことをリストアップしておきましょう。スムーズに準備作業ができます。

荒らし対策も万全に！

こちらも事前準備の1つですが、迷惑行為をおこなう「荒らし」対策が必要です。参加者が増えると荒らしの可能性も高まるため、見回りを強化しましょう。なお、Zoomを使えば、ホスト権限で「待機室に送る」や「退出」させられるため、荒らしを見つけた時にすぐに対応できます。

誰でも参加できる工夫をする

オンラインワークショップの成功には、多くの参加者を集めなければなりません。参加しやすい環境を整えて、確実に集客できるしくみを作りましょう。たとえば、申し込みフォームをシンプルにして申し込みのハードルを下げたり、簡単に参加できたりする配信ツールを使用することが挙げられます。

また、次回のセッションの申し込みページを見られるようにして、継続参加を促します。ITスキルの低い参加者を想定し、ツールの使い方をレクチャーしたり、サポート窓口を設置したりすることも集客効果を高めてくれるでしょう。

参加者同士のコミュニケーション作りが大事

参加者同士は画面を介したやり取りとなり、コミュニケーションを取りづらくなりがちです。主催者は、参加者が活発に交流できる環境を整えなければなりません。開始前の雑談ルームやチャットの開放、ブレイクアウトルームの設置、終了後の交流会などの仕掛けが効果的です。参加者主体で課題に取り組むには、活発なコミュニケーションが必須であり、ひいてはワークショップの成功につながります。

まとめ